取扱説明書・マニュアルを改善したい! でも、どうしていったらいいかわからない!
そんなお悩みをお持ちの全国の取扱 説明書・マニュアル制作ご担当者の方へ 取扱説明書・マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)をご紹介します

取扱説明書・マニュアルを改善したい!

でも、どうしていったらいいかわからない!

突然ですが、改善はどのように進めていけばいいか ご存知でしょうか?

取扱説明書・マニュアルの制作では初校・再校・三校・四校と進んでいきますよね。

0校(ゼロコウ)とは初校(一校)の前の段階を指す造語です。

0校(ゼロコウ)なんです!!

カイゼンと言えば、PDCAですよね。

PDCAPPlan、つまり計画ですね。そしてDDo、実行するということです。CCheck、評価することです。そしてAActはなにかというと「改善すべき点を明らかにすること」だと解釈しています。

改善点が明らかになることで改善が行えるわけですが、何事も実行するまえには計画が必要。そして実施後には振り返りが必要というわけです。

 

では、質問です。

PDCAの最初のPlanはどうやって立てたらいいのでしょう?

PDCAの最後で「改善すべき点を明らかにする」のですが、その前にはCheckが必要ですよね。このCheck(評価)を行うサービス、それがマニュアル適正診断サービス

 

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はじめまして、螢印刷です

はじめまして、螢印刷です。

まずはここまでお読みいただきまして、ありがとうございます。

私たちは家電製品等のマニュアル・取扱説明書の制作に携わって60年の大阪のマニュアル制作・印刷会社です。

 

今回、これまでの累計10,000本のマニュアル・取扱説明書の制作から得られた改善施策のノウハウをマニュアル適正診断サービスとして提供させていただくことにしました。

 

ぜひ詳細をお読みいただき、ご検討ください。

 

【実績】

日本マニュアルコンテストで2011年、2012年に連続で日本一の賞を受賞。

さて、もう一度確認します。改善のステップは次のように進めます。

 

  P:改善計画を立てる

  D:改善を行う

  C:チェック(評価)する

  A:改善すべき点を明らかにする

 

しかし、いきなり計画しろと言われてもできないですね。それはそうです。「改善すべき点が明らかになっていない」のですから!

本当はPDCAではなくて、CA→PDCAなんです。

 

  C:チェック(評価)する

  A:改善すべき点を明らかにする

  P:改善計画を立てる

  D:改善を行う

  C:チェック(評価)する

  A:改善すべき点を明らかにする

 

繰り返します。

 

この最初のCを行うサービス、それがマニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)です。

 

では、なぜ適正診断を依頼したほうがいいのでしょうか?

 

それは自分たちでは自分たちのことがわからないからです!

たとえばこの文章をお読みのあなた、あなたは自分の癖を的確に言えるでしょうか?

他人に自分の癖を指摘されて、ハッとしたことはないでしょうか?

自分のことを客観的に見ようとしてもなかなか難しいのが現実なのです。

 

取扱説明書・マニュアルにおいても同じことが言えます。

 

十分吟味して作成したマニュアル、ああでもないこうでもないと思い悩んで作成した説明文。思い入れがあるからこそ、逆に見えなくなっている部分が多々あるのです。

 

また、特に気になるのが自分たちの取扱説明書・マニュアルが果たしてどの程度よく出来ているのか、または欠点があるのか、それすらもわからないということです。

 

受験のことを思い出してみましょう。

 

受験勉強というのも、これまたPDCAで、自分の苦手を知ること、つまり改善点を知ることから始めます。そして試験というのはそれこそ全国での自分の位置を知ることができる絶好の機会です。

 

自分がいまどの位置にいるのかを知ることができるからこそ、上を目指そう、次は10位以内に、次は5位以内に入ろうと努力することができるわけです。そしてもちろん努力には裏付けが必要です。どうすれば10位に入れるのか、それを知ることはすなわち自分の欠点なり改善点なりを知ることに他ならないのです。

 

自分の位置を知ること、それがモチベーションに繋がります。

 

まだまだ改善する余地があると知ること、そのことで成長が可能です。

 

取扱説明書・マニュアルにおいても同じことです。

 

なので、わたしたちのマニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)では貴社のマニュアルの品質がどの位置にあるのか把握するところから始めます。

 

さらに「改善すべき点を明らかにする」ために使用説明書の国際規格や認知心理学、応用人間工学、行動心理学を参考に、弊社独自の7つの視点を用いて分析を行います。

 

まずはマニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)を受けてみたい!と一言お声がけください。弊社のベテランテクニカルライターが詳細なヒアリングに伺います。そしてお悩みをお聞きした上で改善のステップについてお話しさせていただきます。

 

自分たちの取扱説明書・マニュアルの立ち位置がわかってモチベーションアップにつながりました!

 

自分たちの取扱説明書・マニュアルが果たしてお客様に受け入れられているのかがはっきりとわからず悶々としていました。

今回、マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)で評価をしていただいたことで、自分たちの取扱説明書に足りない点がよくわかりました。

改善のロードマップが見えたことにより、業務へのモチベーションが格段にアップし、スタッフにも良い影響を与えています。ありがとうございました。

 

なるほど、自分たちの取扱説明書・マニュアルのここがまずかったのか!と膝を打ちました!

 

マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)を知るまでは自分たちの取扱説明書・マニュアルがわかりやすいかどうかを意識したことはあまりありませんでした。診断を受けることで自分の悪いところ、気をつけないといけないところが明確にわかり、これまでお客様から問い合わせが多かった理由がよくわかりました。健康診断と同じでなかなか自分では気づきにくいところを指摘してくれる素晴らしいサービスだと思います。ありがとうございました。

 

全国の悩める取扱説明書・マニュアル制作担当者はいますぐ利用すべきです!

 

今までいろいろな改善についての本を読んできましたが、対象が取扱説明書・マニュアルとなると果たしてどう進めていいものか悩んでいました。

マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)を受けて改善のステップについてよく理解できて、すっきりとしました。

業務に悩んでいる時間があれば、もっと早く診断を受けていればと思います。

 

マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)をご利用の 企業様から続々と嬉しい声が届いています!

①取扱説明書・マニュアル制作のエキスパート、熟練のテクニカルライターが貴社の取扱説明書・マニュアルを隅から隅まで熟読し、ポイントを押さえた評価を行います

取扱説明書・マニュアル制作は想像している以上に奥が深いものです。また、取扱説明書・マニュアル制作は各社バラバラでどれが正解というものがありません。しかし、共通した押さえるべきポイントというのはあります。

弊社には取扱説明書・マニュアル制作に携わって十数年のプロフェッショナルが在籍。プロの視点、目線で的確なポイントを押さえて評価を行います。

②使用説明書の国際規格に照らし合わせた世界基準の評価を行います

取扱説明書・マニュアルに国際規格があるのはご存知でしょうか。

2012年よりヨーロッパでは国際規格IEC 82079.1-2012が施行されています。グローバル市場でビジネスを展開していくうえにおいてこの国際規格が要求する事項についても理解しておく必要があります。

弊社の取扱説明書・マニュアル制作評価においては、この要求事項の達成度についても評価を行います。

 

③認知心理学、応用人間工学、行動心理学の面からも読みやすさ・探しやすさ・わかりやすさについて評価を行います

製品使用における注意プロセスの分析や、行動的・心理的変化の分析など、人間の行動の背後にある人の認知過程も「わかりやすさ」を目指すうえで避けて通れない分野として考え、弊社では認知心理学、応用人間工学、行動心理学の面からも評価を行います。

ここがすごい!マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)3つの理由

①5名以上の専門スタッフが時間をかけて貴社の取扱説明書・マニュアルを読み込み評価を作成

※A4サイズ32ページ程度で約4時間/人

 

弊社在籍の取扱説明書・マニュアル制作十数年のプロフェッショナルが主となり、5名以上で貴社の取扱説明書・マニュアルを読み込みます。現場での豊富な経験を持ったスタッフがそれぞれの目線で読み込んだ結果をまとめて評価を作成します。

②レーダーチャートを用いて、評価を視覚化

評価はレーダーチャートを用いたわかりやすいレポートとして提示します。レーダーチャートはひと目でどこが足りていないのか、どこが優れているのかがわかるので、スタッフ内での共有、上長への報告などにも有用です。視覚化することによって改善ポイントが明確化できます。

③効果的な改善プランをご提案

マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)では評価をレポートするだけではありません。分析・評価した結果として改善すべき点を明らかにした後、では「どうすればいいのか」といったところについてもプランをご提示します。改善プランに従って実行していくことによって貴社の取扱説明書・マニュアルは必ず良いものへとステップアップしていきます!

 

マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ) サービス内容

①読みやすさ向上プラン

 

読みにくい原因が用語が統一されていないことに起因していることが多くあります。

読みやすさ向上プランでは、弊社スタッフが貴社の重要ワード、頻出ワードを抽出し、管理ルールを策定。管理対象用語を選定、決定し用語統一を行います。

 

まず、章節項の定義を行い構造化を行います。つぎに文書構造の確認をし文章に必要な構成要素の洗い出しを行います。最後に各構成要素の役割を検討し、目次構成を含んだ文章定義を行います。このようなステップをふみ用語統一を行うことで、読みやすさが劇的に向上します。

 

また同時に入力支援辞書の作成も可能です。支援辞書をつくることにより原稿作成の時点から「用語の揺れ」を防止することができるようになります。

 

②探しやすさ向上プラン

取扱説明書・マニュアルで求めている情報が探しやすいかどうかも重要です。ユーザーがどういったキーワードで取扱説明書・マニュアル制作を探すのかをまず分析します。

その結果を検索定義として設計し、ヘッダー、フッター、インデックスなど検索性の向上を検討します。

 

探しやすさを担保するには構造的に型を決めて作成する必要があります。その型をスタイルガイドと呼び、取扱説明書・マニュアル制作におけるルールブックとして運用します。

 

③わかりやすさ向上プラン

わかりやすさを左右するレイアウトについての改善プランです。

まず、全体レイアウトの定義を行います。構成要素の設計し定義付けを行った後、それら構成要素の視覚的差異化、テーマカラー、段落スタイル、文字スタイルの設計を行います。レイアウト設計では段落設定、キャプション、各注意喚起の配置設計を行います。

最終的な成果物として制作用のテンプレートが出来上がります。このテンプレートを用いて他製品への流用を行うことで一定した品質の取扱説明書・マニュアルを作成し続けることができます。

 

改善プランの例

さて、気になるこのマニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)の費用ですが、通常だと取扱説明書・マニュアル制作十数年のプロフェッショナル、テクニカルライター、専門スタッフを動かすとなるとそれなりの費用がかかってくるのはご理解いただけることと思います。人件費はもちろんのこと、診断を行う時間は他の業務ができなくなるというのもあります。

 

当初、私たちもこのサービスは当然有料でないと元がとれない、サービスとして成り立たないと考えました。しかし、マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)を受けていただいたお客様とともの改善プランを進めていくことで、ありがたいことにサービスとして成立させることができております。

 

よって費用は通常であれば200,000円以上となるところですが、今なら

無料(ゼロ円)

でご提供させていただきます。しかも、評価レポートだけでなく、改善プランも込みです。

 

気になる費用は?

取扱説明書・マニュアルの品質が良くないとどういうことが起きるでしょう?

まず、製品を使用するお客様に不利益が発生します。どういった不利益かというと次のような不利益です。

 

  • 使い方がわからないから製品の良さがわからない
  • 使い方がわからないから不具合を発生させてしまう
  • 問い合わせをする時間的コストが発生

 

製品の良さがわからないということになるとせっかく購入いただいたお客様を逃すということになります。お客様は次回から貴社のブランドを選ばなくなるかもしれません。不満を持ったなかでクレームとして声をあげるのは4割、後の6割は何も言わずに去っていくと言われます。取扱説明書・マニュアルの品質を決してないがしろにしてはいけない理由です。

 

もっとまずいのは間違った使い方をさせてしまうことで不具合を発生させることです。製品によっては不具合が事故につながることもあり、場合によっては命の危険にもつながりかねません。当然、製造物責任法(PL法)についてはご存知のことかとは思いますが、取扱説明書・マニュアルでもその対策を怠ってはいけません。

 

せっかく購入した製品が使えない、使い方がわからないと不満を募らせたお客様はどこにその不満をぶつけるでしょうか。お客様窓口がその相手となります。不満をぶつけるお客様はクレームを言いたくて言っているわけではありません。わざわざ問い合わせをしないといけないということに、問い合わせをする時間がかかっていることにストレスをためているのです。

 

結果、貴社ではお客様窓口を増員することになり、人件費が上がることとなります。お客様窓口から製品担当に問い合わせが回ってくるので、製品担当の方でもどのように回答するかを考えなければなりません。そうなると本来新製品を考えたり、設計をしたりといった業務ができなくなってきます。

 

マニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)の改善プランではこのようなストレスをゼロにすることを目標としています。

 

具体的には次のような結果につながります。

 

  • 使い方がよくわかって製品の良さがよくわかる→貴社製品のファンに!
  • 使い方がよくわかって長く使えている→貴社ブランドのロイヤルティ向上
  • 問い合わせをすることがないのでストレスフリーに
  • 問い合わせを受けることが減るので問い合わせ窓口コストが減らすことができた
  • 問い合わせを受けることが減って本来やるべき業務に集中することができた

 

加えて気になるコストの面でも効果があります!

 

取扱説明書・マニュアル制作に
まつわるストレスをゼロに!
コスト効果・事例

これまでの弊社お客様からの声を代表して以下に3つあげさせていただきます。

 

①ユーザーからの問い合わせが激減したことによって問い合わせ窓口コスト減につながった!

②わかりやすさを目指した結果ページ数が減少し、制作・印刷コスト減につながった!

③ウェブとの連携で詳細ページを外部化することにより印刷コスト減につながった!

 

①ユーザーからの問い合わせが激減したことによって問い合わせ窓口コスト減につながった!

 

改善取り組みが一番顕著に効果として見えるのがこの問い合わせ窓口コスト減です。ステップとしてはまずどういった問い合わせが多いかを集計、分析します。その中から優先度の高い問い合わせ事項についてどのような説明が一番理解してもらいやすかを様々な観点から検討。その内容を紙面コンテンツに落としこんでいきます。かなりわかりやすいステップですが、これをやるとやらないとでは大きな違いです。仮に問い合わせコストが年間100万円かかっていたとして、それを50万に減らすことできたとしたら、10年単位で見た場合に500万円ものコストを減らすことができるのですから!

 

②わかりやすさを目指した結果ページ数が減少し、制作・印刷コスト減につながった!

 

取扱説明書・マニュアルのコストは大きく分けて制作のコストと印刷のコストに分かれます。どちらのコストも下げようとすればどうすればいいでしょうか?単純にページ数を減らせばいいのです。ページ数が減ることによって、制作コストも印刷コストも下がります。ですが、ページ数を減らすことによって、ユーザーにわかりにくくなると問い合わせコストが増えるので元も子もありません。ユーザーから問い合わせを発生させずに、かつページ数を減らすことに成功すれば、その効果は非常に大きいものとなります。

 

③ウェブとの連携で詳細ページを外部化することにより印刷コスト減につながった!

 

ページ数を減らしつつ、ユーザーへの説明も細かく丁寧にしたいという相矛盾する欲求に対して、これまでは紙面にコンテンツを詰め込むなどしてきたかもしれません。しかし、それではやはり読んでもらえないので、結果としてはやはり問い合わせ減にはつながりません。

相矛盾する欲求を解消する方法として今は一部をウェブに連携させるという方法もあります。大胆に印刷コストを減らして、その分を制作コストに割り振ることでトータルでのコスト減につながります。

まずはマニュアル適正診断サービス0校(ゼロコウ)を受けてみたい!と一言お声がけください。弊社のベテランテクニカルライターが詳細なヒアリングに伺います。そしてお悩みをお聞きした上で改善のステップについてお話しさせていただきます。

0校の5つの強み

最後にもう一度、0校の5つの強みについて確認します。

 

1. 無料

0校は無料で診断をさせていただきます。

 

2. 簡単

お申込みも簡単。評価・診断してほしいマニュアルを用意するだけで、

他には何もご用意いただく必要がありません。

 

3. 高い信頼性

使用説明書の国際規格<IEC82079-1>を参考にした評価分析手法を用いており、

評価方法に高い信頼性があります。

 

4. 一貫性を担保

用語、用法、表記の揺れを見逃さない仕組みを持っており、

高い一貫性評価を行います。

 

5. コスト減に効果

問い合わせコストを減らすことに効果があります。

 

 

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